Geoptimaliseerd dienstrooster RAVU zorgt voor verbeterde prestaties

Ambulances sneller ter plaatse en verbeterde transparantie

De RAVU (Regionale Ambulancevoorziening Utrecht) is onlangs overgestapt naar een dienstrooster met standaard dienstlengtes. Met deze aanpassing wist de RAVU een aanzienlijke verbetering in prestaties en vermindering in ervaren werkdruk te realiseren. Devise heeft de RAVU geholpen om tot een weloverwegen rooster te komen.

We blikken samen met Annemiek Hesselink, Manager Ambulancezorg bij de RAVU, terug op dit traject.

“Devise is een jong, enthousiast bedrijf met een gedegen kennis van het primaire proces binnen de ambulancezorg" aldus Annemiek Hesselink van de RAVU"

Afbeelding van het simulatiemodel gebruikt voor de RAVU
Voorbeeld van het simulatiemodel van de RAVU ter Illustratie

De stappen richting een optimaal dienstrooster met standaard dienstlengtes

Eind 2019 gaf de RAVU bij Devise aan dat zij haar dienstlengtes in het dienstrooster beoogde te standaardiseren. Op deze manier wilde de RAVU toewerken naar vaste dienstlengtes van 8 of 9 uur per dienst.

De RAVU hanteerde verschillende dienstlengtes. Met standaard dienstlengtes was de verwachting om efficiëntere ambulancezorg te realiseren en de roostering een stuk eenvoudiger te maken.

Al met al is zoiets een grote verandering met veel consequenties. Je wil namelijk zeker weten dat je de best mogelijke aansluiting realiseert tussen de geplande capaciteit en de vraag naar ambulancezorg. Je wil daarbij natuurlijk niets over het hoofd zien en er komen nogal een aantal complexe interacties kijken bij het schuiven van capaciteit. Dit gold ook voor de RAVU.

Het ambulanceproces zit vol met onzekerheden als timing, locaties van meldingen en de duur van processtappen. Het zijn juist deze onzekerheden die het zo lastig maken om het proces te beheersen en zo snel mogelijk ter plaatse te zijn. Denk alleen al aan de effecten van gelijktijdigheid op de beschikbare capaciteit op het juiste moment.

De uitdaging

Devise is door de RAVU gevraagd om een optimaal standaard dienstrooster te berekenen, bestaande uit 8-uurs- en 9-uurs diensten.

Annemiek vertelt:

“De RAVU stond voor een uitdaging: de ideeën over het basisdienstrooster toetsen aan de werkelijkheid. Devise heeft hierin een belangrijke rol gespeeld. Op basis van historische hulpverleningen hebben zij scenario’s voor ons doorgerekend. Daarbij was het ook mogelijk om de voor- en nadelen van een dienstrooster met een uniforme dienstlengte van 8 uur te vergelijken met een dienstlengte van 9 uur.”

De RAVU wilde graag onderzoeken waar een extra dienst het beste tot zijn recht komt, bij eventuele uitbreiding van teams.

Samengevat, het optimale dienstrooster moest dus bepaald worden voor de huidige beschikbare capaciteit, maar ook voor de toekomstige beschikbare capaciteit en de opbouwstappen hiertussen.

 

Tweewekelijkse projectgroep

Een roosteroptimalisatie is een traject dat invloed heeft op medewerkers. Zo’n grote optimalisatie lukt niet zonder draagvlak door de hele organisatie heen. Ook moeten mensen uit de praktijk betrokken worden om alle invalshoeken te dekken. Annemiek beaamt dit:

“Een projectgroep heeft in nauwe samenwerking met Devise de mogelijkheden onderzocht om de dienstlengte te standaardiseren. Op basis van de vergelijking en de praktijkervaringen van collega’s is uiteindelijk het nieuwe basisdienstrooster tot stand gekomen.”

Het inzichtelijk maken van de mogelijkheden en het aftasten van de randvoorwaarden gaat stap voor stap met de projectgroep. Zo kan je gedurende het traject de richting bijstellen en bijvoorbeeld mogelijkheden en beperkingen van diensten meegeven.

Denk hierbij aan bepaalde diensten die niet verplaatst mogen worden van de ambulancepost, de effecten van overwerk of risico’s op overschrijding van de arbeidstijdenwet bij verschillende roosterscenario’s.

Ook heeft deze insteek gezorgd voor een discussie tussen de verschillende belanghebbenden over de verschillende scenario’s gedurende het traject.

Door met de getallen erbij gezamenlijk te kunnen kijken komt de discussie op een ander niveau terecht. Dit is iets wat we vaker terug horen van opdrachtgevers. Bijvoorbeeld van AmbulanceZorg Limburg-Noord.

Wat is het resultaat?

Devise rekende vele duizenden mogelijke roosters door met haar simulatiemodel en  kon daaruit de optimale dienstroosters voor zowel 8- uurs- als 9-uurs diensten adviseren.

De RAVU heeft uiteindelijk besloten om daarom het optimale 9-uurs dienstrooster van Devise in te voeren. En met succes. 

Annemiek: 

“Het beoogde succespercentage op basis van volledige invulling van het referentiekader RIVM met een basisdienstrooster is circa 92%. In de eerste maanden van 2021 zien we de eerste effecten van de invoering van het nieuwe BDR: het succespercentage is aanzienlijk verbeterd tot ruim boven de 90%.”

Daarnaast is er aan de ‘zachte kant’ is er een verbetering. Ambulancemedewerkers van verschillende posten hebben aangegeven dat het nieuwe rooster zorgt voor meer rust en een betere verdeling van de werkdruk.

Annemiek vult aan:

“Devise is een jong, enthousiast bedrijf met een gedegen kennis van het primaire proces binnen de ambulancezorg. Zij zijn in staat om op basis van simulatiemodellen een vertaalslag te maken naar concrete voorstellen. Zowel voor het basisdienstrooster als voor het DAM-beleid. Deze vertaalslag betreft niet alleen de structuur van het basisdienstrooster, maar ook een klip-en-klare onderbouwing. Zo kunnen projectgroepleden eenvoudig keuzes maken.”

De RAVU en Devise gaan verder

Ook nu deze grote roosterwijziging ingevoerd is blijven de RAVU en Devise elkaar opzoeken.

Annemiek:

“Samenwerken met Devise betekent een waardevolle betrokkenheid. Onze samenwerking levert informatie op die bijdraagt aan goed onderbouwde keuzes binnen de organisatie. Op de lange termijn willen we graag een strategisch partnership met Devise aangaan. Daarbij hebben we voor ogen dat beide organisaties van elkaar kunnen leren en op die manier hun werkwijze kunnen optimaliseren.”

Renco Porton, van Devise: “We werken al lange tijd prettig samen met de RAVU. Er liggen nog veel interessante mogelijkheden met de RAVU te verkennen. Dit begint bij een open klimaat en motivatie om te blijven verbeteren. Dat is er zeker bij de RAVU.”

Wil je meer weten over deze samenwerking, de gebruikte technieken of over Devise? Stuur ons gerust een bericht.

______

Dit klantsuccesverhaal is tot stand gekomen met behulp van de RAVU en in het bijzonder Annemiek Hesselink

link_arrow_white Meer weten?

Neem contact op met Devise

Devise Analytics B.V.
Europalaan 100
3526 KS Utrecht
+31 85 060 6044
info@devise.nl

Devise Analytics B.V.
Europalaan 100
3526 KS Utrecht
+31 85 060 6044
info@devise.nl

© 2020 Devise Analytics — DisclaimerPrivacyverklaring — Algemene voorwaarden NL | EN

Scroll to top